La vie d’une entreprise est rythmée d’événements, de décisions, de changements qu’il faut savoir anticiper. Le virage du déménagement d’entreprise est sans doute le plus délicat à négocier. Quelles que soient les raisons du déménagement (locaux inadaptés, charges trop importantes), cet événement nécessite une préparation soignée. Nous vous avons établi une liste des différentes étapes et astuces à penser pour une bonne organisation de votre déménagement.
Informer et communiquer auprès de ses salariés sur le déménagement
Une fois que vous avez pris votre décision, il est important de communiquer cet événement en interne. Vos collaborateurs pourront ainsi préparer ce transfert et organiser le déménagement de son service ou de son équipe. Cette composante humaine est aussi importante que l’aspect logistique dans tout déménagement d’entreprise.
Il existe quelques méthodes pour impliquer vos collaborateurs dans le déménagement : une visite des nouveaux locaux, une enquête pour recueillir des suggestions et des idées pour les nouveaux bureaux… Ce qui est important, c’est d’instaurer une communication positive pour que ce déménagement soit un tournant positif dans la vie de votre entreprise.
Respecter le préavis du bail commercial des locaux actuels
Dans toute signature de bail commercial, la période de préavis fixe y est inscrite. Prenez connaissance de ce délai pour prévenir votre bailleur par lettre recommandée ou par acte d’huissier. Cet acte décisionnel est important et définitif. Vous aurez jusqu’au terme du préavis pour organiser votre déménagement.
Trouver des bureaux adaptés aux nouveaux besoins de l'entreprise
Plusieurs méthodes de recherche sont possibles pour trouver des bureaux selon votre besoin : plus grands ou moins chers ou dans un lieu stratégique :
- Utiliser les services d’une agence spécialisée
- Parcourir les annonces de baux professionnels
- Effectuer vos recherches sur des sites spécialisés…
Pour plus d’efficacité dans vos recherches, définissez votre projet et réunissez tous les critères dont vous avez besoin dans votre prochain local.
Un autre élément déterminant dans vos recherches est l’estimation d’un budget locatif. D’autres facteurs liés à votre activité comme l’accessibilité, la sécurité ou la configuration du local vous permettront d’éliminer et trier plus rapidement les différentes offres.
Sélectionnez ensuite une dizaine de lieux qui répondent à vos critères pour les visiter et procéder par élimination jusqu’à ce que vous trouviez le lieu idéal pour votre entreprise.
La négociation, la signature du bail et les éventuels travaux
Une fois votre futur local choisi, vous entrez dans une phase de négociation avec le bailleur. Cette phase de négociation permet de vérifier si les deux parties remplissent leurs obligations légales et respectent bien les clauses du contrat.
La durée du bail, l’état des lieux à l’entrée et la sortie ainsi que la répartition des charges sont des parties du contrat non négociable, mais vous pourrez par exemple négocier le loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie et d’autres éléments.
Une fois la négociation terminée, vous procéderez à la signature du bail définitif. C’est à ce moment-là que vous devrez informer vos collaborateurs et planifier les différentes étapes de votre déménagement d’entreprise.
Le cahier des charges, le calendrier détaillé des opérations
Vous avez désormais connaissance de la date précise du déménagement, les choses concrètes commencent donc. Pour commencer, établissez un cahier des charges et un planning de toutes les tâches à effectuer pour le bon déroulement du déménagement.
Un travail coordonné grâce au responsable du déménagement
Afin de faciliter toutes les opérations logistiques, nous vous conseillons de désigner un responsable par service qui sera à la fois coordinateur et rapporteur auprès du chef d’entreprise.
Cette personne pourra ainsi mesurer les éventuels retards et garder le contrôle de la situation en réajustant et dégageant du temps pour un contretemps imprévu.
Comparez les devis de déménageurs
Une fois le cahier des charges et le planning établis vous pourrez commencer à chercher un déménageur professionnel pour votre déménagement d’entreprise.
Prenez le temps de comparer les différents services et assurances proposés et le tarif des prestations. N’hésitez pas à demander plusieurs devis auprès des sociétés de déménagement.
Déméco est une entreprise de déménagement qui saura répondre à vos besoins et vous accompagner dans l’organisation de votre déménagement. L’équipe professionnelle de déménageurs vous garantit un service de qualité.
La préparation et l'étiquetage des cartons
Un déménagement est une bonne occasion de faire du tri dans tous les papiers, dossiers et ainsi se débarrasser de tous ce qui est inutile à la bonne continuation de l’activité.
De même, pour le mobilier non fonctionnel, débarrassez-vous de tous ce dont vous ne vous servez plus et qui sont devenus obsolètes pour déménager plus léger.
Vous pouvez les donner à des associations ou les vendre à des petites entreprises ou bien passer par le site « Adopte un bureau » qui rachète votre mobilier professionnel.
Commencez ensuite par emballer les dossiers et le matériel dont vous ne vous servez pas au quotidien et ne gardez que ce que vous emballerez à la dernière minute.
Pour mieux vous retrouver dans vos cartons après le déménagement, classez et étiquetez tous vos cartons.
Le changement d'adresse et la mise à jour de vos documents professionnels
Dès que vous avez connaissance de votre nouvelle adresse, veillez à informer par courrier ou par mail vos partenaires, clients et prestataires.
Il faut également modifier votre adresse sur internet et sur vos documents commerciaux : cartes de visite, plaquettes… Ces changements peuvent être également l’occasion pour vous de moderniser vos supports de communication.
Le tout est de bien s’organiser pour assurer une bonne transition.
Inventaire du parc informatique et transfert Internet
Votre système d’information est généralement au cœur de l’organisation de votre entreprise et celui qui sera déménagé à la dernière minute. Nous vous recommandons de procéder minutieusement à cette étape pour assurer un bon transfert sans prendre de risque et perturber le moins possible la productivité de l’entreprise.
Le mieux est de confier cette tâche à des professionnels qui s’assureront du bon fonctionnement du réseau internet de vos nouveaux locaux et qui veilleront à remettre votre système en place en toute sécurité et sans perdre vos données.
Bien réussir le jour J : nos conseils
Si toutes les étapes préalables et le calendrier des opérations ont bien été respectés, le jour J de votre déménagement ne sera qu’une simple formalité.
Si vous ne souhaitez pas perturber l’activité de la société, il sera préférable de déménager pendant le week-end.
Enfin pendant les jours qui succède le déménagement, il est conseillé de mettre en place une équipe de professionnels pour résoudre les petits soucis post-déménagement : un téléphone qui ne fonctionne pas, un ordinateur qui n’est pas connecté au réseau…
Cela permettra de résoudre plus facilement et plus efficacement les dysfonctionnements rencontrés.
Vous avez des projets de déménagement d’entreprise ? Vous avez besoin de faire appel à des professionnels du déménagement ? N’hésitez pas à contacter notre société de déménagement d’entreprise par téléphone ou par le formulaire de contact.
