Le déménagement d’entreprise est une étape cruciale dans la vie de toute société en pleine évolution. Que ce soit pour s’agrandir, se rapprocher de nouveaux marchés ou optimiser ses opérations, le choix de changer de lieu de travail peut être un tremplin vers d’autres horizons. De bons réflexes en matière d’organisation et de communication sont nécessaires pour assurer une transition fluide et sans perturbations. Voici 5 étapes clés pour réussir le transfert de vos bureaux professionnels.
1. Anticiper correctement le déménagement de l’entreprise
Le succès de la relocalisation d’une société repose avant tout sur sa bonne planification. Si vous en avez les moyens, désignez un responsable de cette transition parmi vos employés. Cette personne clef pourra coordonner les différents acteurs de cet important projet.
Mise en place d’un rétroplanning
Le premier réflexe à avoir est celui de créer un rétroplanning. Vous aurez ainsi une idée plus claire de vos deadlines et pourrez suivre votre avancement. Partez de la date à laquelle vous souhaitez emménager dans vos nouveaux bureaux, puis remontez le temps en y intégrant les principales étapes du processus.
Planification d’un inventaire
La liste précise de vos biens gardera une trace de tout le matériel qui sera déménagé. Cet état des lieux vous aidera à savoir exactement ce qui doit être emballé et transporté, évitant ainsi les oublis et les pertes potentielles. De plus, vous identifierez facilement les meubles et l’équipement dont vous voulez vous séparer.
Vérification préalable des nouveaux locaux
Avant un déménagement d’entreprise, il est indispensable de s’assurer que le lieu d’arrivée correspond à vos attentes.
Contrôlez la conformité des locaux aux normes de sécurité et confirmez que l’accès à ces derniers est bien en place : avez-vous suffisamment de badges pour votre personnel et vos visiteurs ? Prévoyez également un espace pour les obligations d’affichage. Enfin, n’oubliez pas de tester la connexion internet.
À ce stade, si vous identifiez des défaillances, penchez-vous sur la question de réaliser ou non des travaux complémentaires avant de déménager.
2. Prévoir les formalités nécessaires lorsqu’on change de locaux professionnels
Afin qu’il se déroule dans les meilleures conditions possibles, le changement de bureaux professionnels s’accompagne d’exigences administratives. Voici les principales tâches dont il faut s’occuper :
- Résilier le précédent bail ;
- Initier le transfert des lignes téléphoniques et d’internet ;
- Souscrire de nouveaux contrats pour le futur local ;
- Mettre en place le suivi du courrier papier ;
- Informer les tiers du changement d’adresse.
Cette dernière formalité pourra prendre la forme d’une note en bas de mail ou sur les factures clients.
3. Impliquer le personnel dans la réinstallation de la société
Un déménagement d’entreprise peut être la source de nombreuses inquiétudes pour vos employés. Hormis le stress lié au changement des habitudes, certains pourront se poser des questions sur les dispositions prises et le déroulé des évènements. Informez-les le plus tôt possible au moyen d’une communication interne claire et rassurante. L’implication active de vos collaborateurs facilitera le processus de déménagement et garantira une transition en douceur.
Proposez également à vos employés de reprendre les meubles dont vous souhaitez vous séparer. Vous présenterez une image de consommation responsable et votre personnel appréciera l’opportunité, spécialement aux beaux jours du télétravail.
4. Choisir un partenaire de confiance pour déménager ses bureaux
Engager un déménageur fiable offre de nombreux avantages qui valent souvent l’investissement. Cela vous permettra de déménager en toute sérénité, en sachant que vos biens sont entre de bonnes mains et que le déménagement sera géré de manière professionnelle et efficace.
Vous pouvez consulter les prestataires spécialisés dans les annuaires dédiés et sur le Web. Appuyez-vous sur les recommandations et les avis disponibles. Une bonne pratique est de vous assurer que vos candidats sont inscrits au registre national des transporteurs.
Demandez plusieurs devis pour votre déménagement d’entreprise, en vous aidant des données issues de votre planification : volume à déménager, deadlines… Renseignez-vous également sur les services supplémentaires proposés par le déménageur : démontage/montage de mobilier, fourniture d’emballages, etc. Vous pourrez ainsi vous décharger de ces tâches en profitant de l’efficacité et de la rapidité de professionnels.
Vous avez un projet de déménagement d’entreprise à Paris et ses environs ? N’hésitez pas à nous contacter pour en parler.
5. Superviser le transfert des meubles et du matériel de l’entreprise le jour J
Après des semaines de préparation, vous y êtes ! Ce n’est pourtant pas le moment de relâcher vos efforts.
Veillez à ce que vos biens soient clairement étiquetés et rangés par catégorie. Cela facilitera votre organisation et vous gagnerez en rapidité. Vérifiez aussi que les contenants sont adaptés pour prévenir les risques de dommages ou de chute.
Enfin, prêtez une attention particulière au matériel informatique : il faut qu’il ait été débranché et conditionné pour le transport par des salariés qualifiés.
Le déménagement d’entreprise représente une étape déterminante qui demande une préparation minutieuse et une collaboration entre les parties prenantes. Cette transition peut être une opportunité pour se réinventer et prospérer dans un nouvel environnement. En veillant à l’organisation, la communication et la prise en compte des besoins spécifiques, vous pourrez réussir à franchir cette étape avec succès et assurer votre croissance future.
